Datenschutzerklärung

Innerhalb der Organisation Nederlands Certificatie Instituut – NCI B.V. (niederländischen Zertifizierungsinstituts) werden personenbezogene Daten und andere Daten in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung verarbeitet. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Auditberichten, über unsere Website und in unserem DMS-System. In dieser Datenschutzerklärung zeigen wir Ihnen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen.

Die Organisation Nederlands Certificatie Instituut ist eine unabhängige Zertifizierungsstelle für verschiedene Managementsysteme. Personenbezogene Daten werden nur zum Zwecke der Zertifizierung nach der/den jeweiligen Norm(en) erhoben. In diesem Zusammenhang können Sie an die Einsichtnahme in erworbene Diplome, Namen von Befragten und (geschäftlichen) Kontaktdaten von Ihnen als Kontaktperson denken. Die NCI B.V. geht mit diesen personenbezogenen Daten äußerst sorgfältig um. Zu diesem Zweck haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die notwendige Verarbeitung zu gewährleisten.

Wir halten es für wichtig, dass Sie zumindest Folgendes über uns wissen:

Wir sind offen und ehrlich im Hinblick auf die Informationen, die wir von Ihnen erfassen und weshalb wir dies tun.
Die Art und Weise, wie wir mit Ihren Daten umgehen und sie sicher aufbewahren, entspricht voll und ganz dem europäischen Recht.
Wir respektieren es, dass Ihre Daten Ihnen gehören. Sie können uns daher mitteilen, dass Sie nicht mehr damit einverstanden sind, dass wir Ihre Daten verarbeiten. Es sei denn, die Norm, nach der Sie geprüft werden, verlangt, dass diese Daten aufbewahrt werden.
Nur, wenn dies erforderlich ist, tauschen wir Ihre Daten mit einem Dritten aus, z.B. mit Ihrem Berater oder einem externen Auditor, der einen Vertrag mit NCI hat und Ihre Prüfung durchführt.
Wir speichern Berichte mit personenbezogenen Daten sechs (6) Jahre lang in unserem gesicherten System.

Angebotsanfrage

Über unsere Website www.nci-bv.nl können Sie ein Angebot von uns per Telefon und/oder E-Mail anfordern. Personenbezogene Daten, die wir dazu benötigen, sind Ihr Name, Ihre (geschäftliche) E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Funktion. Nach Erhalt des Angebotsformulars werden Ihre Daten in unserem gesicherten DMS-System gespeichert. Innerhalb weniger Tage erhalten Sie das gewünschte Angebot an Ihre (geschäftliche) E-Mail-Adresse. Wenn ein Berater bekannt ist, werden wir seine E-Mail-Adresse als cc eingeben. Wir bewahren Ihre Daten in unserem DMS-System auf, bis Sie Ihre diesbezügliche Zustimmung widerrufen.

Audit/Berichte
Wenn wir bei Ihnen ein Audit in Übereinstimmung mit der/den entsprechenden Norm(en) durchführen, zu dem Sie anhand des unterschriebenen Angebots Ihre Zustimmung erteilt haben, müssen wir aufgrund der in der Norm enthaltenen Anforderungen einige personenbezogene Daten im Bericht verarbeiten. Zu den personenbezogenen Daten, die wir dafür benötigen, gehören: die von Mitarbeitern erworbenen Diplome und die Namen befragter Mitarbeiter. Diese Daten werden in den/die Bericht(e) aufgenommen. Der/die Bericht(e) werden in unserem gesicherten DMS-System gespeichert. Nach Abschluss senden wir Ihnen den Bericht per E-Mail zu und, sofern bekannt, Ihrem Berater. Die Berichte werden nach sechs (6) Jahren vernichtet.

Kontaktformular
Über unsere Website ist es möglich, uns im Hinblick auf Fragen und/oder Kommentare zu kontaktieren. Über das Kontaktformular bitten wir Sie, Ihren Namen und Ihre (geschäftliche) E-Mail-Adresse anzugeben, damit wir Ihre Anfrage schnellstmöglich bearbeiten können. Ihre Kontaktdaten werden, sofern erforderlich, in unserem DMS-System gespeichert und von uns aufbewahrt, bis Sie Ihre Zustimmung widerrufen.

Die Website
Die NCI B.V. verwendet funktionale Cookies und analytische Cookies auf www.nci-bv.nl Funktionale Cookies sind erforderlich, damit die Website der NCI B.V. ordnungsgemäß funktioniert. Es handelt sich dabei um Cookies, die standardmäßig gesetzt werden und gewährleisten, dass Sie während Ihres Besuchs auf unserer Website angemeldet bleiben. Die analytischen Cookies sind eng mit den funktionalen Cookies verbunden. Analytische Cookies sorgen dafür, dass der Besuch auf unserer Website ‚gemessen‘ wird. Die analytischen Cookies sorgen dafür, dass Ihr Verhalten auf unserer Website erfasst wird und zeigen zudem, wie Sie auf unsere Website gelangt sind. So können wir die Leistung unserer Website messen und gegebenenfalls optimieren, so dass die Website für Sie so effizient wie möglich eingerichtet ist.

Newsletter
Über die Website ist es möglich, unseren Newsletter zu abonnieren. Als bestehende oder potenzielle Geschäftsbeziehung werden Sie automatisch in unsere Mailingliste aufgenommen. Ihre personenbezogenen Daten werden von der NCI B.V. dazu verwendet, Sie über unsere Dienstleistungen und die neuesten Entwicklungen in der Zertifizierungsbranche zu informieren. Für den Newsletter speichern wir nur Ihren Namen und Ihre (geschäftliche) E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten werden bis zum Zeitpunkt der Abmeldung gespeichert. Am Ende jedes Newsletters finden Sie die Möglichkeit sich abzumelden.

Social media
Die NCI B.V. nutzt Social Media, um Sie über unsere Dienstleistungen und die neuesten Entwicklungen zu informieren. Sie können uns auf Facebook und LinkedIn folgen. An die Nutzung von Social Media hat die NCI B.V. keine Bedingungen geknüpft. Sie erklären sich mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Social Media-Plattform einverstanden.
Wir speichern Ihre Nachricht und Ihren Account-Namen, wenn Sie uns eine Frage
über Social Media stellen. Dies ermöglicht es uns, auf Ihre Nachricht zu antworten.

Bewerbungsverfahren
Wenn Sie sich um eine Stelle bei der NCI B.V. bewerben, bitten wir Sie, Ihre Informationen wie Name und Adresse, Geschlecht, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschreiben und Lebenslauf mitzuteilen. Diese personenbezogenen Daten werden bis nach dem Ablauf des Bewerbungsverfahrens gespeichert, es sei denn, wir haben Sie ausdrücklich um Ihre Zustimmung zur weiteren Aufbewahrung dieser Daten gebeten.

NCI verarbeitet die folgenden (geschäftlichen) personenbezogenen Daten:

Vollständiger Name der Kontaktperson
Funktion der Kontaktperson
E-Mail-Adresse der Kontaktperson
Vollständiger Name von Mitarbeitern mit erworbenen Diplomen
Vollständiger Name von während des Audits befragten Mitarbeitern

Zu nachstehend genannten Zwecken verwenden wir Ihre (geschäftlichen) personenbezogenen Daten:

Durchführung des beantragten Audits
Kontaktaufnahme im Hinblick auf das Audit
Versand von Newslettern/Informationen in Bezug auf Zertifizierung

Jede beteiligte Person kann auf der Grundlage des Gesetzes bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten ausüben. Dies gibt Ihnen das Recht auf Zugang, Berichtigung und Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten. Möchten Sie genau wissen, welche Daten wir über Sie gespeichert haben? Sie können sie jederzeit, telefonisch unter +31-(0)181-481 949 oder per E-Mail unter info@nci-bv.nl anfordern.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist. Das bedeutet, dass wir in jedem Fall personenbezogene Daten verarbeiten werden, solange Sie einen Vertrag mit uns haben. Aufgrund des Zertifizierungsverfahrens bewahren wir unter anderem Berichte, Zertifikate und andere Unternehmensdaten sechs (6) Jahre lang auf. Nach Ablauf dieser Frist werden diese Daten in geeigneter Weise vernichtet.

Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?
Um Ihnen während des Auditverfahrens jederzeit helfen zu können, haben alle internen Kollegen der NCI B.V. Zugriff zu den Daten aus dem DMS-System. Dies sorgt dafür, dass wir gut zusammenarbeiten und Ihnen immer eine angemessene Antwort geben können. Hierdurch können wir schnell reagieren, wodurch Ihnen alle Kollegen der NCI B.V. helfen können! Unsere Wirtschaftsprüfer können nur dann auf Ihre Daten zugreifen, wenn wir dies über das System gestatten. Unsere Wirtschaftsprüfer erhalten die Genehmigung erst dann, wenn sie das Audit tatsächlich bei Ihnen durchführen. Alle Kollegen der NCI B.V. und die von ihr beauftragten Wirtschaftsprüfer unterzeichnen eine Vertraulichkeitserklärung, mittels derer gewährleistet wird, dass Ihre Daten korrekt verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben werden. Diese können Sie jederzeit bei uns anfordern.

Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten vor Verlust oder unbefugter Nutzung zu schützen. So sichern wir unsere Systeme und Anwendungen nach den geltenden Normen für Informationssicherheit. Diesbezüglich arbeiten wir mit einem IT-Dienstleister zusammen. Dieser garantiert eine rund um die Uhr überwachte, sichere Plattform und sorgt für aktuelle Sicherheit. Sollte doch unverhofft eine Datenschutzverletzung auftreten, werden wir dies der Behörde für personenbezogene Daten melden, bevor wir die uns bekannten Parteien darüber informieren, was geschehen ist und wie dies möglich war. Darüber hinaus haben wir mit unseren Dienstleistern Vereinbarungen getroffen und sie verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.

Gerechtfertigtes Interesse
Wir dürfen personenbezogene Daten verarbeiten, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben oder weil unser Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Norm von uns verlangt, dass wir personenbezogene Daten während des Audits überprüfen und in einen Bericht aufnehmen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des EWR verarbeitet?
Nein. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Wir verwenden Server mit Sitz in den Niederlanden.

Beschwerden
Sollten Sie Beschwerden zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, können Sie uns telefonisch unter +31-(0)181-481949 oder per E-Mail unter info@nci-bv.nl erreichen. Wir sind Ihnen gern dabei behilflich, eine Lösung zu finden. Sollte dies nicht möglich sein, können Sie sich jederzeit an die Behörde für personenbezogene Daten wenden.

Änderungen
Die Welt verändert sich schnell, und deshalb kann sich manchmal etwas an den personenbezogenen Daten ändern, die wir anfordern und weiterverarbeiten. Die Norm und/oder die Vorschriften können sich ebenfalls ändern. Wir ändern daher unsere Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit und empfehlen Ihnen, sie regelmäßig zu lesen.