Privacybeleid

Binnen hét Nederlands Certificatie Instituut (NCI B.V.) worden persoonsgegevens en andere data in overeenstemming met de geldende wetgeving verwerkt. Wij verwerken persoonsgegevens in auditrapporten, via onze website en in ons DMS-systeem. In deze Privacy Statement tonen wij aan hoe wij uw persoonsgegevens vastleggen.

Hét Nederlands Certificatie Insituut (NCI B.V.) is een onafhankelijk certificerende instelling van diverse managementsystemen. Persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld voor het certificeren volgens de betreffende norm(en). Hierbij kunt u denken aan inzage van behaalde diploma’s, namen van geïnterviewden en (zakelijke) contactgegevens van u als contactpersoon. NCI B.V. gaat zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Hiervoor hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen om de benodigde verwerkingen op een juiste manier te beveiligen.

We vinden het belangrijk dat u in ieder geval het volgende van ons weet:

Wij zijn open en eerlijk over de gegevens die we van u verzamelen en waarom we dit doen.
De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren, is geheel volgens de Europese wet.
Wij respecteren dat uw gegevens aan u toebehoren. U kunt ons daarom laten weten dat u niet langer toestemming geeft om uw gegevens door ons te laten verwerken. Tenzij de norm waar u voor ge-audit wordt eist dat deze gegevens worden bewaard.
Wij wisselen uw gegevens alleen met een derde partij uit als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld met uw adviseur of een externe auditor dat een contract heeft met NCI en uw audit gaat uitvoeren.
Wij bewaren rapporten met daarin persoonsgegevens 6 jaar in ons beveiligde systeem.

Offerteaanvraag
Via onze website www.nci-bv.nl, telefonisch en/of per e-mail kunt u een offerte bij ons aanvragen. Persoonsgegevens die wij hiervoor nodig hebben zijn uw naam, (zakelijk) e-mailadres, telefoonnummer en functie. Na ontvangst van het offerteformulier worden uw gegevens opgeslagen in ons beveiligde DMS-systeem. U ontvangt binnen enkele dagen de aangevraagde offerte op uw (zakelijke) e-mailadres. Indien een adviseur bekend is zetten wij zijn/haar e-mailadres in cc. Wij bewaren uw gegevens in ons DMS-systeem totdat u de toestemming intrekt.

Audit/ rapportages
Wanneer wij een audit bij u uitvoeren volgens de betreffende norm(en) waar u per getekende offerte toestemming voor heeft gegeven dienen wij vanwege eisen uit de norm enkele persoonsgegevens te verwerken in de rapportage. Persoonsgegevens die wij hiervoor o.a. nodig hebben zijn: behaalde diploma’s van medewerkers en namen van geïnterviewde medewerkers. Deze gegevens worden vastgelegd in de rapportage(s). De rapportage(s) wordt opgeslagen in ons beveiligde DMS-systeem. Na afronding sturen wij het rapport per e-mail, naar u en wanneer bekend uw adviseur, toe. De rapportages worden na zes jaar vernietigd.

Contactformulier
Via onze website is het mogelijk om contact met ons op te nemen voor vragen en/of opmerkingen. Via het contactformulier vragen wij u om uw naam en (zakelijk) e-mailadres in te vullen om uw vraag zo snel mogelijk te kunnen behandelen. Uw contactgegevens worden indien nodig in ons DMS-systeem opgeslagen en bewaren wij tot dat u de toestemming intrekt.

Website
NCI B.V. maakt op www.nci-bv.nl gebruik van functionele cookies en analytische cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website van NCI B.V. goed te laten functioneren. Het zijn cookies die standaard worden geplaatst en er voor zorgen dat u ingelogd blijft tijdens uw bezoek aan onze website. De analytische cookies zijn nauw gerelateerd aan de functionele cookies. Analytische cookies zorgen er voor dat het bezoek op onze website wordt gemeten. De analytische cookies zorgen er voor dat uw gedrag op onze website in kaart wordt gebracht en laat daarnaast zien hoe u op onze website terecht bent gekomen. Hierdoor kunnen wij de performance van onze website meten en waar nodig optimaliseren om de website voor u zo efficiënt mogelijk in te richten.

Nieuwsbrieven
Via de website is het mogelijk om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief. Als bestaande of potentiële relatie wordt u automatisch toegevoegd aan onze mailinglijst. Uw persoonsgegevens worden door NCI B.V. gebruikt om u op te hoogte te brengen van onze diensten en recente ontwikkelingen binnen de certificeringsbranche. Wij slaan voor de nieuwsbrief alleen uw naam en (zakelijke) e-mailadres op. Deze persoonsgegevens worden bewaard tot het moment van uitschrijving. Onderaan iedere nieuwsbrief vindt u de mogelijkheid om u uit te schrijven.

Social media
NCI B.V. gebruikt social media om u op de hoogte te houden van onze diensten en de nieuwste ontwikkelingen. U kunt ons volgen op Facebook en LinkedIn. Aan het gebruik van social media zijn geen voorwaarden vanuit NCI B.V. verbonden. U gaat akkoord met de voorwaarden van het social media platform.
Wij bewaren uw bericht en accountnaam als u via social media een vraag aan ons stelt. Hierdoor kunnen wij op uw bericht reageren.

Sollicitatieprocedure
Indien u solliciteert op een functie bij NCI B.V. vragen wij u om informatie met ons te delen, waaronder uw NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, motivatiebrief en curriculum vitae (CV). Deze persoonsgegevens worden bewaard tot na het beëindigen van de sollicitatieprocedure, tenzij wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben gevraagd om deze gegevens langer te bewaren.

NCI verwerkt de volgende (zakelijke)persoonsgegevens:

Volledig naam contactpersoon
Functie contactpersoon
E-mailadres contactpersoon
Volledig naam van medewerkers met behaalde diploma’s
Volledig naam van medewerkers die worden geïnterviewd tijdens de audit

Wij gebruiken uw (zakelijke)persoonsgegevens voor:

Het uitvoeren van de aangevraagde audit
Contact met u op te nemen omtrent de audit
Het versturen van nieuwsbrieven/informatie m.b.t. certificering

Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens. Zo heeft u het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Wilt u precies weten welke gegevens wij van u hebben opgeslagen? U kunt deze te allen tijde opvragen, telefonisch via 0181-481949 of via e-mail naar info@nci-bv.nl

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden genoemd in dit Privacy Statement. Dit betekent dat wij in ieder geval persoonsgegevens verwerken zolang u een overeenkomst met ons hebt. Vanwege het certificatieproces bewaren wij o.a. rapportages, certificaten en overige bedrijfsgegevens zes jaar. Na deze periode worden deze gegevens op een passende wijze vernietigd.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Om u te allen tijde te kunnen helpen tijdens het auditproces hebben alle interne collega’s van NCI B.V. toegang tot de gegevens uit het DMS-systeem. Dit zorgt ervoor dat wij goed kunnen samenwerken en u altijd kunnen voorzien van een passende reactie. Wij kunnen hierdoor snel schakelen en alle collega’s van NCI B.V. kunnen u hierdoor helpen! Onze auditoren kunnen alleen bij uw gegevens wanneer wij hier via het systeem toestemming voor geven. Onze auditoren krijgen pas toestemming wanneer zij daadwerkelijk de audit bij u gaan uitvoeren. Alle collega’s van NCI B.V. en haar ingeleende auditoren tekenen een verklaring van geheimhouding waarin is gewaarborgd dat uw informatie correct wordt verwerkt en niet wordt gedeeld met derden. U kunt deze te allen tijde bij ons opvragen.

Wij hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij werken hierin samen met een IT dienstverlener. Zij borgen 24/7 een bewaakte veilige platform en dragen zorg voor een actuele beveiliging. Mocht er onverhoopt toch een databreuk plaatsvinden maken wij hiervan een melding bij de autoriteit persoonsgegevens alvorens de zover bij ons bekende betrokkenen te laten weten wat en hoe dit plaats heeft kunnen vinden. Wij hebben ook met onze dienstverleners afspraken gemaakt en hen verplicht om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, of omdat onze organisatie een wettelijke verplichting heeft om uw persoonsgegevens te verstrekken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een norm ons voorschrijft persoonsgegevens te controleren tijdens de audit en dit in een rapportage te verwerken.

Worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?
Nee. Wij verwerken uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van servers gevestigd in Nederland.

Klachten
Indien u klachten heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u ons telefonisch bereiken op 0181-481949 of per e-mail via info@nci-bv.nl. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die wij vragen en die wij verder verwerken. Ook kan de norm en/of regelgeving wijzigen. Wij passen daarom van tijd tot tijd ons Privacy Statement aan en raden aan om dit regelmatig te raadplegen.